È un aspetto incautamente sottovalutato specialmente dalle piccole imprese abituate a operare prevalentemente attraverso contatti diretti e in modo informale: il commercio con l'estero tende a generare una mole di documentazione che finisce per avere un impatto negativo sull'organizzazione e sull'efficienza dell'ufficio commerciale estero. Possiamo dividere per chiarezza tutta la carta che si produce in tre gruppi principali:

1. Corrispondenza commerciale. Tutti i contatti con il cliente prima, durante e dopo l'acquisizione dell'ordine (richieste d'offerta, offerte, conferme, contratti, cataloghi, listini, ecc.) Questi documenti non sono dissimili da quelli che dovrebbero essere utilizzati per l'attività commerciale interna, tuttavia tendono ad aumentare di numero per ragioni facilmente intuibili: necessità di traduzioni, conversioni monetarie, maggiore difficoltà di contatti diretti, ecc.
2. Documentazione legale e commerciale. Tutta la documentazione richiesta dai diversi soggetti che intervengono nella transazione (dogane, spedizionieri, banche, assicuratori, ecc.) A differenza di quella precedente tale documentazione deve essere obbligatoriamente prodotto in modo ineccepibile, pena l'interruzione della transazione e/o eventuali sanzioni.
3. Rapporti e comunicazione interna, intendendo con questo tutte le relazioni tra l'ufficio estero e le altre funzioni aziendali.

A titolo esemplificativo, citiamo un elenco - parziale e incompleto - di documenti che devono essere prodotti e gestiti nel corso di una singola transazione, raggruppati per utilizzatore:

• Documentazione richiesta dal cliente estero
  
  
• Offerta o fattura proforma
  
  
• Conferma d'ordine
  
  
• Bill of lading (Via Aerea o mare)
  
  
• Polizza o certificato d'assicurazione
  
  
• Packing list/bolla accompagnamento
  
  
• Documentazione richiesta dal fornitore o fabbricante che esporta
  
  
• Corrispondenza commerciale primo contatto
  
  
• Ordine d'acquisto
  
  
• Lettera di credito, rimessa o ricevuta di pagamento bancario accettati
  
  
• Documentazione richiesta dallo spedizioniere o trasportatore
  
  
• Lettera d'istruzioni della spedizione
  
  
• Bill of lading (inland)
  
  
• Packing list
  
  
• Bolla d'accompagnamento
  
  
• Copia originale lettera di credito
  
  
• Documentazione richiesta dai governi
  
  
• Certificato d'origine
  
  
• Bolla/fattura doganale
  
  
• Certificato consolare
  
  
• Dichiarazione conformità prezzi
  
  
• Documenti speciali (sanitari, sicurezza ecc.)
  
  
• Documentazione richiesta dalla Banca dell'esportatore
  
  
• Bolla export/Export draft
  
  
• Fattura commerciale
  
  
• Dichiarazione consolare
  
  
• Polizza o certificato assicurazione
  
  
• Bill of lading
  
  

Tutti questi documenti costituiscono gli strumenti amministrativi indispensabili per completare le transazioni commerciali di merci: l'azienda deve quindi essere in grado di gestirli in modo efficiente e sistematico.